Memiliki lebih banyak waktu dalam sehari adalah menduduki posisi teratas dalam daftar 'hal yang dinginkan' pada setiap orang sibuk seperti kita-kita ini yang selalu merasa kekurangan waktu.
Taktiknya sebenarnya adalah pada manajemen rutinitas waktu kita.
Kami telah berbicara kepada beberapa ahli penata produktivitas waktu untuk menemukan dimana kebanyakan orang kehilangan waktunya tiap hari, dengan beberapa cara sederhana untuk mendapatkan kembali waktu yang hilang itu.
1. Batasi jam nonton TV pada pagi hari
Kebanyakan orang senang untuk memulai hari mereka dengan menyetel salah satu acara berita TV pagi hari. Memang ini merupakan cara yang baik untuk mendapatkan informasi, “Sangat mudah bagi kita untuk tertarik menonton sebuah acara TV dan tidak ingin untuk melepasnya dan sadarilah sebenarnya anda sedang menonton TV lebih lama dari niat anda sebelumnya ,” kata Debbie Rosemont, konsultan produktivitas waktu dan pemilik dari Simply Placed (www.simplyplaced.com).
Untuk mencegah tidak terjebak dalam acara menarik di TV, berikan sebuah batasan waktu pada diri anda----mungkin dengan sebuah jam pengatur waktu--- sehingga anda akan tau kapan saatnya anda harus berhenti menonton TV. Benarkah tidak dapat membuat diri anda terlepas dari layar kaca anda? Cobalah putar beberapa lagu buat tambahan bagi rutinitas pagi hari anda sebagai gantinya.
2. Jadikan situs-situs favorit anda sebagai hadiah, bukan sebagai rutinitas harian anda.
“Orang-orang yang benar sudah kecanduan dengan Facebook atau situs blog akan mengecek Facebook dan blog mereka pada pagi hari” kata Rosemont. “Sebagai solusinya, cobalah gunakan itu sebagai hadiah buat anda setelah anda menyelesaikan tugas-tugas anda.” Sudah online sebelum menyelesaikan tugas apapun akan menunda tugas-tugas penting anda hari itu. Jadi yang terpenting adalah selesaikan dulu, seperti menyelesaikan tugas kantor atau mencuci setumpuk piring kotor di bak cuci anda, kemudian anda boleh online, saran Rosemont.
3. Jangan mengecek email terlalu sering.
Sejak adanya laptop, smartphone yang bisa melihat email kapanpun dan Wifi gratis, kita terlalu sering menyentuh barang tersebut. Kebanyakan kaget betapa sedikitnya hal yang dilakukan dalam sehari dan tahu-tahu malam sudah tiba, dan mengecek ulang aktifitas apa saja yang dilakukannya hari itu dan mengatakan, “ Ya ampun…, kemana perginya ya waktuku?” kata Rosemont.
“Jawabannya adalah banyak dari waktu mereka dihabiskan untuk mengecek email.” Kelihatan sangat jelas bahwa perlunya mencoba untuk mengecek email pribadi anda lebih jarang, tetapi buat banyak dari kita, godaan untuk mengecek email pribadi itu begitu kuat. Jika anda menjalankan program seperti Outlook atau Entourage untuk akun pribadi pada saat kerja, daripada meng-refresh kota masuk email anda tiap menit, ubahlah pengaturan anda sehingga email baru anda akan masuk tiap setengah atau satu jam sekali. Maka anda akan mempunyai waktu yang lebih banyak untuk kerja tanpa terganggu karena anda tidak akan tergoda untuk mengecek email baru yang masuk.
4. Ketika anda mengecek pesan-pesan email anda, jangan hanya dibaca tanpa aksi
“ Berapa banyak kali anda membuka email dan menutupnya lagi dan lagi hanya karena anda tidak dapat memutuskan bagaimana untuk membalasnya?” tanya Russel Bishop, seorang ahli di bidang penataan waktu pribadi dan penulis buku Workarounds that work. Jadi email itu harus Anda baca ulang.
“Tiap kali anda melakukan hal ini, ia menghabiskan waktu anda kurang lebih 1 menit untuk membaca dan menutup pesan itu,” jadi jika kamu melakukannya sebanyak 10 kali, anda berarti sudah kehilangan waktu 10 menit. Jadi solusinya, tiap kali anda membuka sebuah pesan email, putuskan segera apa yang anda harus lakukan,
Jika akan membalas sebuah email yang kira-kira akan menghabiskan waktu kurang lebih 2 menit, sangatlah penting bagi anda untuk segera membalasnya, Bishop menekankan.
“Anda tidak akan menghemat waktu anda sedikitpun jika anda membalasnya nanti, ------- anda hanya membuang waktu anda membuka ulang pesan email itu untuk membaca ulang dan membalasnya.“
Bagi email yang membutuhkan lebih banyak pemikiran dan kerjaan untuk dibalas, Bishop menyarankan untuk membuat sebuah folder khusus dan anda pindahkan semua file anda ke dalam situ setelah membacanya agar anda tidak lupa untuk membalasnya nanti.
5. Batasi waktu yang anda habiskan untuk jalan-jalan di dalam kantor.
Bahkan jika anda bukan orang yang gaul dalam kantor anda, bangun dari kursi anda untuk melakukan tugas yang berhubungan dengan kerja anda seperti fotokopi kerjaan atau membawakan dokumen ke rekan kerja anda akan menghabiskan waktu anda juga.
“Semakin jarang anda bangun dari tempat duduk anda dan berjalan-jalan, semakin sedikit pengalihan yang akan anda temukan,” kata Diane Albright, seorang penata waktu profesional dan pemilik All Bright Ideas (www.allbrightideas.com), yang mengingatkan kita bahwa tiap kali anda melangkah dari meja kerja anda, resiko anda diajak obrol dan terganggu sama hal -hal yang tidak terpikirkan semakin besar.
Jadi ketika anda berdiri untuk merentangkan kaki anda dapat meningkatkan produktivitas anda, seperti ngobrol dengan rekan kerja anda di mesin foto kopi atau pergi merokok yang hanya membuang waktu. Jadi untuk meminimalkan penjelajahan anda, kumpulkan kerjaan anda dalam sebuah tray di meja Anda dengan nama ”Dokumen yang akan diantar” atau “Dokumen yang akan dikopi” jadi kamu dapat mengumpulkan kerjaan anda dan mengerjakannya sekaligus, saran Albright, atau gunakan bantuan Office Boy.
6. Buatlah sebuah kotak inbox pekerjaan
Tidak mempunyai sebuah tempat khusus di meja Anda untuk menerima kiriman atau kerjaan dari orang? Berarti tiap kali seseorang memberikan sesuatu, anda harus berhenti dari konsentrasi pada kerjaan anda agar mereka bisa memberikan barang itu kepada anda. “Buatlah orang untuk mengerti anda dengan membuat sebuah kotak dengan sebuah tulisan besar dan jelas”untuk menerima barang kiriman atau kerjaan dari orang, saran Albright. Maka cara itu akan membuat anda tidak kehilangan fokus anda ketika ada orang yang mau memberikan atau meninggalkan sesuatu kepada anda, mereka dapat langsung memasukkannya ke kotak yang anda buat itu.
7. Persiapkan diri anda untuk tidur sebelum anda menyalakan TV
“Ketika waktu santai pada malam hari, orang-orang akan menyalakan TV. Tetapi sebelum anda mengetahuinya, mereka semua semua akhirnya menonton acara demi acara karena mereka terlalu malas untuk bangun dari sofa dan tertidur di situ, kata Albright. Hasilnya? Kehilangan banyak waktu untuk tidur yang berharga dan nyaman, saran Albright: “Sebelum anda memencet tombol power di remote anda, siapkan semua yang diperlukan untuk hari esok dan untuk tidur.“
Artinya rencanakan sarapan untuk besok, siapkan makanan siang buat anak-anak, check apakah PR dan buku-buku sesuai jadwal pelajaran untuk sekolahnya sudah siap, sikatlah gigi anda dan pakailah piyama anda. Kemudian ketika anda sudah siap untuk tidur, anda boleh mulai menyalakan TV anda, sehingga besok pagi tidak gabrak-gubruk harus mengerjakan banyak hal.
8. Terakhir, tidur
Tidur lebih banyak akan kedengaran tidak masuk akal bila untuk mendapatkan lebih banyak waktu di pagi hari, benar kan? Tetapi tidak begitu menurut pala psikiater dan psikikolog Tracey Marks, MD.
“jika kamu tidak tidur, anda akan menjadi tidak efisien dan membuang lebih banyak waktu lagi pada pagi hari daripada anda tidur dengan cukup,”katanya, menambah jam tidur adalah sebuah proses mengembalikan kesegaran tubuh dan pikiran anda.
“Tidur lebih condong ke salah satu hal yang bisa diabaikan menurut pemikiran beberapa orang, tetapi anda akan menyelesaikan pekerjaan anda lebih lambat keesokan harinya karena anda memproses informasi jauh lebih lamban ketika anda kekurangan tidur” (Erabaru/tan)
Era Baru News
http://121.52.132.191/featured-news/48-hot-update/22217--taklukkan-jebakan-waktu
(ex).jpg)
